De balie of receptie is bij ondernemingen met veel werknemers, bedrijfsverzamelgebouwen, instellingen, overheidsinstanties en hotels het eerste aanspreekpunt voor de mensen die binnenkomen. En niet zelden fungeert de receptie ook als meld- en informatiepunt. Het is daarom van het grootste belang dat er in de gebruikelijke kantooruren, en afhankelijk van de aard van jouw organisatie wellicht ook daarbuiten, een receptionist aanwezig is.
Een receptionist of receptioniste kan worden beschouwd als het officiële visitekaartje van een bedrijf, organisatie, instantie of instelling. Hij of zij is essentieel voor de correcte en professionele ontvangst van bezoekers, gasten, personeel en anderen. Daarmee treden receptionisten dus tevens op als gastheren en gastvrouwen.
Bijkomend verrichten ze soms administratieve taken die aan het baliewerk verbonden zijn. Aanvullend dragen receptionisten vaak ook de verantwoordelijkheid voor het verhogen van het veiligheidsgevoel binnen het pand. Als je de veiligheid op professionele wijze wilt waarborgen, is het dan ook aan te raden om jouw receptie uit te besteden aan een beveiligingsbedrijf. Heb je hier interesse in? Dan kun je daarvoor terecht bij Connect Security.
Wat houdt het uitbesteden van receptiediensten in?
Wanneer je ervoor kiest om jouw receptie uit te besteden, laat je de werkzaamheden uitvoeren door een externe partner. Dit is een specialistische partij, die jarenlange ervaring heeft en zich kan richten op alles wat met receptiewerk te maken heeft. Door samen te werken met een beveiligingsbureau huur je een receptioniste of receptionist in, die een hostessfunctie combineert met werkzaamheden in het kader van de beveiliging van het bedrijf.
Deze vorm van dienstverlening gaat verder dan het traditionele balie- of receptiewerk. Omdat de gastheer of gastvrouw een opleiding tot beveiliger heeft gevolgd, is hij of zij volledig gekwalificeerd om bezoekers te screenen en verdacht gedrag te herkennen. Mensen die ogenschijnlijk niets te zoeken hebben in jouw bedrijf of instelling worden er dus snel uitgepikt en extra in de gaten gehouden. In het uiterste geval zal de receptionist overgaan tot het aanspreken en eventueel verwijderen van de persoon in kwestie.
Receptiediensten uitbesteden aan een beveiliger beperkt zich evenwel niet alleen tot het toezicht houden op en controleren van personen. Ook indien zich een calamiteit voordoet, komt de receptionist in actie. Hij of zij weet hoe er gehandeld moet worden en kan als dat nodig is de juiste hulpdiensten waarschuwen. De expertise die een beveiligingsmedewerker heeft, komt dus uitstekend van pas bij het adequaat reageren op en oplossen van uiteenlopende noodsituaties.
Welke receptiediensten kun je uitbesteden?
Behalve dat de receptionist of receptioniste beveiligingstaken kan verrichten, kun je vanzelfsprekend ook heel veel receptiediensten aan hem of haar uitbesteden. Het belangrijkste daarvan is het correct ontvangen en te woord staan van gasten, bezoekers, klanten, medewerkers en leveranciers. Hierbij hoort tevens het doorverwijzen van mensen naar de juiste persoon binnen een onderneming, kantorencomplex, bedrijfsverzamelgebouw of organisatie.
Daarnaast zijn er allerlei facilitaire diensten die kunnen worden uitbesteed aan een beveiliger die achter de receptie werkt. Je kunt daarbij denken aan het beantwoorden van de telefoon en het aannemen, verwerken en intern distribueren van poststukken en pakketjes. Verder kan de beveiliger desgewenst lichte administratieve werkzaamheden uitvoeren. Hieronder vallen bijvoorbeeld het reserveren van vergaderzalen en het verzorgen van de daarbij behorende faciliteiten, zoals de catering.
Taken die te maken hebben met de continuïteit en productiviteit binnen een onderneming kun je eveneens uitbesteden. Soms is de receptionist bijvoorbeeld ook verantwoordelijk voor het bijhouden van voorraden, waaronder kantoorartikelen en andere veelgebruikte benodigdheden. De receptioniste of receptionist regelt de uitgifte ervan en zorgt er tevens voor dat alle voor jouw bedrijf noodzakelijke kantoorartikelen op tijd worden aangevuld, zodat je daar geen omkijken naar hebt.
Beveiliger nodig?
Met meer dan 20 jaar ervaring staan wij graag voor u klaar. Wij zijn binnen 1 á 2 uur ter plaatse als dat nodig is.
Beveiliger inhuren →Volledige of gedeeltelijke uitbesteding van jouw receptie
Overweeg je om voor de receptiediensten van jouw bedrijf of organisatie een externe partij, zoals Connect Security, in te huren? Dan kun je ervoor kiezen om het werk volledig of gedeeltelijk uit te besteden. Alle twee de varianten bieden zo hun voordelen, maar hebben met elkaar gemeen dat je op professionele wijze wordt ontzorgd.
Zowel bij gedeeltelijke als volledige uitbesteding kan het gaan om een korte of langdurige samenwerking. Welke vorm van uitbesteding voor jou het beste is, is afhankelijk van meerdere factoren. Zaken die meespelen zijn bijvoorbeeld de aard en omvang van jouw onderneming, op welke momenten en hoe vaak je receptiediensten wilt uitbesteden en de redenen die je hebt voor de uitbesteding.

Volledige uitbesteding receptie
Bij volledige uitbesteding nemen een of meer receptionisten van de externe partner die jij aanstelt de gehele receptie waar en voeren ze alle bijbehorende werkzaamheden uit. Bovendien hoef jij je als opdrachtgever niet bezig te houden met de werving en selectie van de receptionisten en alles wat daarbij komt kijken. Dit wordt namelijk geregeld door het beveiligingsbedrijf dat de receptionisten levert. Naast de werving en selectie, zorgt dit bedrijf ook voor de training en begeleiding van het personeel.
De planning en invulling van het werkrooster en de aansturing van het receptiepersoneel zijn eveneens de verantwoordelijkheid van de externe partij. In geval van ziekte of verlof zorgt deze partij tijdig voor adequate vervanging, zodat de receptie geen moment onbemand blijft. Als bedrijfseigenaar kun jij je dus volledig richten op je onderneming.
Een volledige uitbesteding van je receptiediensten betekent overigens niet per se dat de receptionist elke dag of elke werkdag achter de balie zit. Maar als jij dit wenst, is dat natuurlijk mogelijk. Ook wat betreft de uren waarop jij je receptie wilt uitbesteden, heb jij als opdrachtgever vanzelfsprekend de controle.
Gedeeltelijke uitbesteding receptie
Als je kiest voor gedeeltelijk uitbesteden, blijf je zelf verantwoordelijk voor de aansturing van de receptionisten. Daarnaast kan gedeeltelijke uitbesteding van de receptie betekenen dat slechts een beperkt deel van de baliewerkzaamheden wordt uitgevoerd door het personeel dat je inhuurt via de externe partner. De andere receptiediensten worden dan door je vaste receptioniste of receptionist verricht.
Een gedeeltelijke uitbesteding van je receptie is ook een goede oplossing wanneer je tijdens drukke periodes extra medewerkers achter de balie wilt inzetten. Daarnaast wordt er vaak voor gekozen bij afwezigheid of vervanging van een receptionist of receptioniste vanwege ziekte, zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof, een vrije dag of een langere vakantieperiode.
De voordelen van het uitbesteden van je receptie
Receptiediensten uitbesteden aan een beveiligingsbureau brengt verschillende voordelen met zich mee. Zeker wanneer er sprake is van volledige uitbesteding. Je hoeft je in dat geval bijvoorbeeld helemaal niet meer bezig te houden met je receptie en wat daar allemaal bij komt kijken.
Daarnaast betekent de uitbesteding van je receptiediensten dat dit op de langere termijn financieel aantrekkelijker is voor je bedrijf. Afgezien van de kosten die je bespaart op werving, training, aansturing en begeleiding, bespaar je ook op de loonkosten. Vooraf is duidelijk welk bedrag je betaalt voor onze receptie- en beveiligingsdiensten, zodat je altijd weet waar je aan toe bent.
Doordat je je receptiediensten uitbesteedt aan beveiligingspersoneel, heb je bovendien de garantie dat je samenwerkt met mensen die 100% te vertrouwen zijn. Een beveiligingsmedewerker moet namelijk van onbesproken gedrag zijn en voldoen aan strenge voorwaarden. Voordat iemand in de beveiliging aan de slag mag, wordt hij of zij dan ook uitgebreid gescreend door de screeningsautoriteit Justis. Deze overheidsinstantie valt onder het Ministerie van Justitie en Veiligheid.
Een niet te onderschatten voordeel van beveiligers achter je receptie is bovendien dat ze breed inzetbaar zijn. Met receptionisten van Connect Security kies je dus voor optimale flexibiliteit. Naast het verzorgen van de gebruikelijke dienstverlening en het verrichten van administratieve werkzaamheden, kun je hen namelijk ook beveiligingstaken toevertrouwen.
Tot de beveiligingstaken van een receptionist of receptioniste kunnen zaken behoren als:
- Controleren van en toezicht houden op bezoekers
- Camerabewaking door middel van monitors achter de receptie
- Detecteren van personen met verdacht en afwijkend gedrag
- De-escaleren van risicovolle situaties
- Ingrijpen bij ongewenste situaties
- Actie ondernemen bij calamiteiten
- Open en sluiten van het bedrijfsgebouw
- Brand- en controlerondes lopen
Aandachtspunten voor het uitbesteden van receptiediensten
Wanneer je van plan bent om je receptie uit te besteden, dien je van tevoren een goed idee te hebben van de invulling ervan. Een van de eerste aandachtspunten is of het om gedeeltelijke of volledige uitbesteding gaat en of het een tijdelijke of langdurige samenwerking betreft.
Maar ook andere vragen moeten worden beantwoord. Dat varieert van de facilitaire diensten en eventuele overige werkzaamheden die je wilt laten uitvoeren tot de dagen waarop of periodes waarin uitbesteding gewenst is. Misschien wil je op drukke momenten meer receptionisten in kunnen zetten. Of misschien heb je speciale wensen, zoals een bemande receptie in de avonduren, ‘s nachts of tijdens de weekenden.
De mogelijkheden die bij de uitbesteding van receptiediensten voor jou van belang zijn, bepalen welke externe partner het meest geschikt is. Met een bedrijf dat in alle opzichten aan je behoeften voldoet, weet je zeker dat je de dienstverlening krijgt die je nodig hebt. Een juiste match tussen je onderneming en de organisatie waar je medewerkers voor je receptie inhuurt, is dus cruciaal.
Is uitbesteden iets voor jou?
Receptiediensten uitbesteden kan om uiteenlopende redenen noodzakelijk of wenselijk zijn. Bovendien is het takenpakket op verschillende manieren in te vullen. Wanneer je receptiediensten door Connect Security wilt laten uitvoeren, bespreken we daarom eerst met je wat je wensen zijn. Heb je bijvoorbeeld alleen telefonistes voor het onderhouden van klantcontact nodig? Zoek je juist gastvrouwen en gastheren voor het correct ontvangen van bezoekers? Of wil je dat onze receptionisten ook het voorraadbeheer, het reserveren en faciliteren van vergaderzalen en overige aanvullende werkzaamheden verrichten?
En ook als het om de beveiliging gaat, willen wij natuurlijk weten wat je van ons verwacht. Soms willen bedrijven dat er regelmatige controlerondes worden gelopen. In andere gevallen volstaat camerabewaking vanachter de receptie. Verder is van belang op welke uren, dagen of dagdelen je van onze beveiligers en receptionisten gebruik wilt maken.
Wanneer we een duidelijk beeld hebben, zorgen wij voor baliemedewerkers die perfect bij je bedrijfscultuur passen en gespecialiseerd zijn in de diensten waaraan je behoefte hebt. Met de uitbesteding van je receptie aan Connect Security ben je er dus van verzekerd dat je de juiste professionals inhuurt voor je onderneming, instantie, instelling of organisatie.
Vanzelfsprekend bieden wij uitstekende begeleiding en blijven wij steeds voor je bereikbaar. Onze contactmomenten met je verlopen zoveel mogelijk via een vast aanspreekpunt. Daardoor kan snel, adequaat en op elk gewenst moment worden ingespeeld op eventuele veranderingen en ontwikkelingen binnen je bedrijf. Zo krijg je altijd de receptie- en beveiligingsdiensten die je nodig hebt.
Meer weten over receptie uitbesteden
Indien je geïnteresseerd bent in de uitbesteding van je receptie en dit wilt combineren met beveiligingstaken, is een specialistische partij als Connect Security precies wat je zoekt. Dankzij onze jarenlange ervaring en expertise kunnen we je receptiediensten en beveiliging invullen zoals je dat wilt. Wil je jouw receptiediensten uitbesteden en weten wat wij voor je bedrijf of organisatie kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Dat kan telefonisch, via e-mail of door het formulier voor een offerteaanvraag op onze website in te sturen.